企業内で発生する
「社内物流」や「ビル館内物流」に関する仕事をサポートすることで、
業務効率化によるコスト削減と、社員の対応負荷を軽減します。
社内バックオフィス部門は業務領域が広く、
内製、派遣、外部委託が混同し、固定費増、管理負担増につながります。
ワンナップクリエイティブサービスでは、完全外注のデメリットを最小限に抑えた取り組みで、実務からマネジメントまで
オフィスの様々な管理を幅広くサポートし、バックオフィス部門が抱える社内物流の問題を解決します。
メール室の運営管理事業
メール室を効率的に運営し、
コスト削減・業務負荷の改善を実現
メール室の運営をアウトソーシングすると、安定化・業務改善による効率化が促進されます。結果、「コスト削減」及び「引継ぎ負荷・教育負荷・休暇時の社員による対応負荷の軽減」といった効果につながります。ワンナップクリエイティブサービスでは、大手物流業者の枠組みや仕組みでは細部までの対応が難しいとされる社内専属物流のノウハウを長年にわたり構築してきました。
各企業ごとで異なる社内専属物流のルールに合わせ、各企業が抱えるさまざまな問題点を解決できるように基本設計から詳細設計までのマネジメントを行っています。
ワンナップクリエイティブサービスの「メール室の運営管理事業」は、アウトソーシングのメリットを最も大きく発揮できるサービスのひとつとして位置づけています。
ワンナップの
メール室運営の特徴
3つの柱で
理想的な運営を提案します。
1課題を調査し、改善提案、設計、実務運用まですべて対応します。
ワンナップクリエイティブサービスでは、メール室の最善な運用を実現するために課題の抽出から行います。
調査、ヒアリングを行い運用方法の課題点の洗い出しやタイムスケジュールの構築と見直し、さらに作業工数と事故リスクとのバランス等、様々な観点から改善項目をまとめていきながら基本設計、詳細設計を行います。さらにトライアル期間を設け、微調整を重ねて安全に本番運用へと移行します。
また、運用開始後に発生しうるお客さまの機構改革、組織変更やシステム変更の際に発生する外部業者との打合せに同席し、貴社の意向を踏まえた交渉や調整を行い有効的な方法案でタイムスケジュールの最適化や運用の再設計を行います。
ワンナップクリエイティブサービスは、社内専属物流に特化した独自のノウハウによりバックオフィス部門を包括的にサポートいたします。
質問票を元に課題の洗い出しと、
調査項目シートによる漏れの無い調査を徹底。
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質問票 -
調査項目
シート
2現場主義とスタッフ教育のノウハウが事故率の低さと安定運用を可能にします。
メール室の安定運用を実現するために課題となるのが、誤仕分けや誤発送等といった人的ミスやお問い合わせに対しての対応力不足といったメール室業務に従事するスタッフの品質基準です。ワンナップクリエイティブサービスでは、現場リーダーを中心として作業工程やチェック機能の見直し確認、ヒヤリハットの共有等、現場から生まれる改善提案が事故率の低さの源となっています。また、個人情報保護やセキュリティについての勉強会を行ったり、接客に関しても、ビジネスマナー研修はもちろんのこと、ホスピタリティ研修も取り入れスタッフの品質基準を維持すると共に、休暇や急な欠員が発生した場合でも、バックアップ要員を配置できる体制を整えることで安心と安全を最優先した運営を可能にしております。
各種研修によるスタッフ教育とシェアノート、
トラブルシート活用によって、事故率を低減します。
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シェアノート -
トラブルシート -
各種研修資料
（マナー研修、
ホスピタリティー研修）
3情報共有で「見える化」。安定運営を確保しながら効率化を図ります。
業務をアウトソーシングすることで「業務が見えなくなる」「機動力がなくなる」等の課題が発生しがちです。
ワンナップクリエイティブサービスでは、月次報告書やタイムスケジュールの過密度状況等の様々なツールを使用し、お客さまとの情報共有を図ります。
それらを基に、業務の効率化、空き時間の捻出による隙間業務の追加、チェック機能の強化等、小さな改善を積み重ね安定運用を確保しながらの効率化を可能にします。
また、社内においてもシェアノートの活用や、各サイト合同の定例ミーティング等を行い情報共有を基にした改善提案や効率化や事故リスク管理の最適化を図ります。
月次報告書を作成し情報共有を徹底します。
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月次報告書作成
タイムスケジュール適正化による
費用削減・人員削減のご提案
現状のタイムスケジュールを作業内容と作業工数で色分けし、タイムスケジュールシートに作業ごとの各作業工数を入力することで
ムリ・ムダ・アキを一目で確認することができるようになります。
この現状のタイムスケジュールを元に、業務効率化による空き時間の捻出と隙間業務への業務追加で適正化した
「改善提案版のタイムスケジュールシート」を作成。
タイムスケジュールの改善により、費用削減と人員削減につなげています。
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現状のタイムスケジュール
作業工数：55～60% 作業人数：5名
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改善提案版の
タイムスケジュール作業工数：75～80% 作業人数：4名
移行スケジュール
安全を第一に、安定した移行スケジュールを構築します。
現状調査から改善提案、試験運用、本番運用開始まで、安全を第一に安定した移行スケジュールを構築します。
移行期間中も貴社との打ち合わせを重ね、微調整しながら最善の運用方法で本番運用までを設計します。
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現場調査
- 現状調査票
- リスク管理表
- タイムスケジュール
- 業務過密度表
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1.5ヶ月
改善提案
- 現状調査報告書
- 改善提案書
- タイムスケジュール（変更案）
- 試験運用マニュアル
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1.5ヶ月
試験運用開始/本番運用移行
- 試験運用報告書
- 月次報告書
- 本番運用マニュアル
オプション業務
ワンナップクリエイティブサービスでは、メール室を社内専属物流のHUB機能と考え、
メール室から派生する様々な業務をお客様の状況やご要望に応じて柔軟に対応できるサービスをご用意しています。
以下にその一部をご紹介していきます。
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ルート便配送
（逓送便、学内便、信書便）「企業の出先支店・支社」や「大学構内の学部ごと」への配送・集荷等の対応をしています。
柔軟なルート設計や対応のスピード力、そしてセキュリティ確保が求められるサービスのひとつです。
ワンナップクリエイティブサービスでは、「特定信書便事業」の許可も取得しており、常に利便性を維持しつつ、安心・安全を担保できる企業としてコンプライアンスの強化に向けた取り組みも行っています。 -
プリンタ、複合機保守、
印刷業務、封入業務企業内や学内に設置された複数のプリンタや複合機の保守作業（一次対応）を行います。
また、会議資料等の印刷作業にも対応できますので企業内で発生しうる大量の印刷物や、ノベルティの封入作業等、社員による対応負荷を軽減することが可能です。 -
会議室の設営、
レイアウト業務人事採用イベントや、面接ブースのレイアウト設計～設営業務まで、ワンストップでの対応が可能です。
また、企業内で発生する各種イベント時の設営及び、会議テーブルやいす、パーティションのレンタル手配まで、幅広いサービス領域をカバーしています。 -
災害備蓄品の導入、
管理、入替企業内災害備蓄品の導入や消費期限管理及び、備蓄品の入替時に発生する運搬、移動作業等をトータルでサポート可能です。
期限管理が煩雑すぎて労力がかかる、社内に保管スペースを確保できない等、様々なご相談に対して柔軟に対応、解決いたします。
事例紹介
効率化によるコスト削減、新規サービスの追加と事故率の大幅低減に成功
課題
- 業務が属人化していて、誤仕分けや誤発送等のミスが多発する
- 業務量の少ない時間帯にはスタッフの手が空いていることが多く生産性が低い
- 郵便物の配達時間帯にバラツキがあり効率のいいスケジュールが構築できない
ご提案内容
- ①属人化業務の標準化と採用、教育機会の創出
- 既存業務の洗い出し、作業工数の確認、チェック機能の強化・ルール化、作業マニュアルの整備等で属人化していた業務を標準化し、仕分け時や発送時のチェック機能を強化しました。また、従事するスタッフの採用基準の見直しや研修、教育機会の仕組みを取り入れました。
- ②ピーク時の分散とビル館内の配達・集荷機能の追加
- 作業工数を確認し業務量の多いピーク時を分散、空き時間の有効利用方法としてビル館内の配達・集荷機能を追加しました。
- ③交渉やルートの再設計とスケジュール構築
- 管轄郵便局との交渉や社内ルート便のルートを再設計し一定時間帯に郵便物が到着できるようにスケジュールを構築しました。
結果
上記の提案内容の実施により、既存作業人数を5名から4名にスリム化しコストを削減できました。さらに既存サービスにはなかったビル館内の配達・集荷機能の追加で空き時間を有効活用しサービスレベルの向上、社内ルート便を含めたタイムスケジュールの最適化を行い効率化を図ることに成功しました。誤仕分けや誤発送等の人的ミスは、チェック機能の強化、作業マニュアルの整備で業務を標準化し事故率を大幅に低減しました。
また、従事するスタッフを20～30代を中心としたチーム編成としビジネスマナー研修やホスピタリティ研修を取り入れ、改善意欲の高いチームになり事故率低減につながりました。
